Kanban Tekniği ile Zamanı Yönetmek Nasıl Olur ?

Üretim süreçlerini hızlı ve sistematik yönetmek amacıyla geliştirilen Kanban, iş akışının optimize edilmesini ve ekip üyelerinin verimli çalışmasını sağlar. Projelerin veya işlerinin daha hızlı, hatasız sonuca ulaşabilmesi için bazı süreçler yönetmek gerekir. 

Kanban Tekniği Nedir?

Basit ürün geliştirme ve ürün geliştirme sürecinin başarılı olması için var olan basit tekniktir. İş yönetimi için kullanılan şematik bir sistemdir. 1940’lı yıllarda Japon firması Toyoto’da endüstri mühendisi olarak çalışan Taicchi Ohno tarafından fabrikada iş ve işçi verimliliğini arttırmak amacıyla geliştirilmiştir. 

Kanban kelimesinin kökeni Japonya’ya kadar dayanır. Kelime yöntemin de bir parçası olan “tahta” ve “tabela” anlamına gelmektedir. Yapacağımız işleri görselleştirmek bu işlerin belli bir düzende olmasını ve planlı programlı hareket etmemizi sağlar.

Kanbanın Temel İlkeleri

  • Mevcut iş akışınızı Kanban tekniğine entegre edin
  • Kapsamlı değişiklikler yerine sürekli artan ve teşvik edici değişikliklerle ilerleyin.
  • Sürece, rollere ve sorumluluklara saygı gösterin.
  • Ekip üyelerini liderliğe teşvik edin.

Kanban Nasıl Uygulanır?

  • İş akışını görselleştirerek anlatmak ve ekip üyelerini akışa dahil etmek amacıyla öncelikle Kanban Panosu oluşturulmalıdır. Kanban Panosunda bulunan sütunlar, iş akışının adımlarını; kartlar ise iş ögesini sembolize eder. Pano dahilinde işlerin yürütülmesi süreci takip etmek ve zaman yönetimini sağlamak için çok önemlidir. 
  • Hali hazırda var olan işlerde dikkat kaybı meydana gelmeden ekip üyeleriyle beraber bitirmeyi hedefler. Yeni bir işe başlamadan önce mevcut işleri bitirmek ekibin sistematik ilerlemesini ve odağının tek bir yerde olmasını sağlar.
  • Akış yönetimi, Kanbanın önemli adımlarımdan biridir. Akışı takip ederek, belirli sorunları saptayarak ve çözüm yolları arayarak genel durum analiz edilir, ekip üyelerinin çalışma motivasyonları değerlendirilir ve işlerin sorunsuz yürütülmesi sağlanır. Kanban zaman yönetimini iyi kullanarak verimliliği hedefler. Akışın düzgün yürümesini sağlamak da bu noktada önemlidir. 
  • Ekip üyelerini sürecin içinde tutmak, yapılan işlerden haberdar etmek ve aktif olarak fikir alışverişinde bulunmak hem motivasyonu yüksek tutar hem süreç şeffaf, herkese açık haale gelir.
  • Ekiple birlikte yapılan günlük 15 dakikayı geçmeyecek toplantılar, üyelerin birbirlerinin işlerinden haberdar olmasını sağlar ve anlık sorunların çözümü için ideal bir ortam oluşturur. Bu toplantılarda hedef hap bilgileri ekiple paylaşmak, mevcut problemi çözmek ve süreci sorunsuz sürdürmektir. Bu nedenle zamanı sabittir ve sadece iş konularını içerir.
  • Kanban; değerlendirme, analiz ve iyileştirmeyi barındırır. İşbirliğiyle ilerletilen süreç ekibe ve yapılan işe fayda getirir. 

Kanban Panosu oluştururken sütunlara yapılacak ve yapılması gerekenleri başlıklar halinde belirtin.

  1. Backlog – Ürünler
  2. To Do – Yapılacak Tüm İşler
  3. Ongoing – Devam Eden İşler
  4. Done – Tamamlanan İşler

Her görev bir Kanban kartı içinde yer alır ve süreç ilerledikçe not kağıtları panoda bir sonrakine taşınır.